Šta registar rizika predstavlja u sistemu FUK-a
Registar rizika dokumentuje šta može ugroziti cilj, zbog čega se to može dogoditi, kakve posledice može izazvati i ko je odgovoran da rizik prati. On povezuje mapu poslovnog procesa sa procenom značaja rizika i kontrolnim aktivnostima.
Rizik nije isto što i već nastala greška. Incident može pokazati da se rizik ostvario i biti razlog za novu procenu, dok zapis rizika opisuje neizvestan događaj ili okolnost. Koristan opis zato razlikuje uzrok, mogući događaj i posledicu.
Šta kvalitetan zapis treba da pokaže
Šta je ugroženo
Organizaciona jedinica, proces i cilj daju kontekst bez koga opis rizika ostaje suviše opšti.
Zašto i sa kakvom posledicom
Uzrok, događaj i posledica pomažu da se izabere kontrola koja deluje na pravo mesto.
Ko i kako postupa
Vlasnik, odgovor na rizik, kontrole, rokovi, statusi i procene omogućavaju praćenje.
Obim podataka treba uskladiti sa internom metodologijom, veličinom institucije i složenošću procesa. Broj popunjenih polja nije merilo kvaliteta ako zapis ne pomaže da se donese odluka.
Odgovornost ne pripada samo FUK koordinatoru
Rukovodilac organizacije odgovoran je za funkcionisanje FUK-a. Rukovodioci organizacionih jedinica i vlasnici procesa upravljaju rizicima u okviru svojih ovlašćenja: učestvuju u identifikovanju i proceni, odlučuju o odgovoru i prate mere.
FUK koordinator usmerava metodologiju, objedinjavanje podataka i izveštavanje. Zaposleni koji neposredno izvršavaju aktivnosti često prvi prepoznaju kašnjenja, slabe tačke dokumentacije ili zavisnost od jedne osobe. Njihova saznanja su važan ulaz, dok vlasništvo i odluka ostaju kod ovlašćenih lica.
Rizik u obračunu i isplati naknada
Mapa procesa pokazala je da podaci iz više organizacionih jedinica stižu pre obračuna. Precizan zapis rizika može glasiti:
„Nepotpuni ili neblagovremeno dostavljeni podaci mogu dovesti do netačnog obračuna naknada, kašnjenja isplate i naknadnih ispravki.”
- Uzrok
- Podaci nisu dostavljeni u internom roku ili nemaju obavezno odobrenje.
- Posledica
- Netačan obračun, dodatni rad na ispravkama i nezadovoljstvo zaposlenih.
- Vlasnik
- Ovlašćeno lice koje može da prati proces i pokrene mere.
- Kontrole
- Kontrolna lista ulaznih podataka i pregled obračuna od drugog zaposlenog.
Sledeći korak nije proizvoljno dodeljivanje „visokog” ili „niskog” nivoa, već procena prema unapred definisanim kriterijumima.
Praktičan postupak izrade i održavanja registra
- Pođite od cilja i procesaUtvrdite koji rezultat je ugrožen i u kom delu rada može nastati problem.
- Opišite konkretan rizikRazdvojite uzrok, događaj i moguću posledicu.
- Odredite vlasnikaIzaberite lice koje ima uvid i ovlašćenje da pokrene odgovarajuće postupanje.
- Procenite i izaberite odgovorOcenu obrazložite podacima i odredite konkretne kontrole kada je odgovor smanjenje rizika.
- Pratite promeneNova informacija, incident, promena procesa ili realizovana kontrola mogu biti povod za novu procenu.
Kako se registar rizika vodi u eFUK-u
Rizik se evidentira uz izabrani poslovni proces, a preko njega i uz organizacionu jedinicu. Osnovni formular obuhvata naziv, intervjuisano lice i datum intervjua, vlasnika rizika, opis, uzrok, posledice, grupu rizika i način upravljanja. Sistem dodeljuje redni broj i šifru u okviru procesa.
Jedan rizik može imati više procena i više kontrola. Kontrola ima odgovorno lice, datum uvođenja, rok, status, komentar i procenjeni uticaj. Dokazi se prilažu uz konkretnu kontrolu, tako da zapis rizika, mera, dokument i procena ostaju povezani.
Dostupni su PDF pregledi pojedinačnog rizika, izabrane procene, svih rizika, rizika po organizacionoj jedinici i po procesu. Analitika podržava filtriranje i pregled promena, visokih rizika i kontrola koje zahtevaju pažnju.
Najčešće greške i pogrešna tumačenja
Registar je samo godišnji obrazac
Godišnje izveštavanje nije zamena za ažuriranje kada se proces ili okolnosti značajno promene.
Opis je previše opšti
„Nepoštovanje propisa” ne pokazuje gde propust nastaje niti koju posledicu može izazvati.
Koordinator je vlasnik svih rizika
Koordinator održava metodološku doslednost, ali rizikom upravlja lice koje može da utiče na konkretan proces.
Kontrola nema rok ni dokaz
Formulacija „vrši se kontrola” ne pokazuje ko, kada i na osnovu čega potvrđuje izvršenje.
Najčešća pitanja
Da li je registar rizika isto što i procena rizika?
Nije. Registar je šira evidencija rizika i načina upravljanja, dok procena određuje značaj rizika u određenom trenutku. Jedan rizik može imati više procena kroz vreme.
Da li svaki rizik mora imati kontrolu?
Odgovor zavisi od odluke o postupanju i prihvatljivom nivou rizika. Kada se rizik smanjuje kontrolom, ona treba da bude konkretna i proverljiva.
Koliko često treba ažurirati registar?
Interna metodologija treba da odredi redovne preglede i događaje koji pokreću vanredno ažuriranje, poput promene procesa, propisa ili značajnog incidenta.
Da li eFUK čuva istoriju procena?
Da. Potvrđena implementacija čuva više procena po riziku i njihove veze sa kontrolama, uz hronološki pregled promene.
Izvori i dalje čitanje
Regulatorni i metodološki okvir dostupan je u Zakonu o budžetskom sistemu i Smernicama Ministarstva finansija za upravljanje rizicima.