Digitalizacija dokumenata u pisarnici

Digitalizacija dokumenata počinje na šalteru, u trenutku prijema zahteva, kada se dokument skenira i postaje deo predmeta u sistemu.

Umesto naknadnog unosa i ručne obrade, dokument odmah ulazi u evidenciju i povezuje se sa predmetom.

Kako funkcioniše digitalizacija na šalteru

1. Prijem dokumenta
   Građanin predaje dokument na šalteru.
2. Skeniranje
   Dokument se odmah digitalizuje.
3. Formiranje predmeta
   Dokument se vezuje za predmet.
4. Evidencija u sistemu
   Podaci se unose kroz delovodnik.
5. Dalja obrada
   Predmet se prosleđuje nadležnim službama.

Problemi bez digitalizacije

• ručni unos podataka
• kašnjenje u obradi
• mogućnost grešaka
• gubitak dokumentacije
• dupliranje podataka

Ovakav način rada usporava proces i povećava rizik od nepravilnosti.

Prednosti digitalizacije u trenutku prijema

• dokument odmah ulazi u sistem
• automatsko povezivanje sa predmetom
• brža obrada zahteva
• smanjenje grešaka
• lakša pretraga i pristup

Digitalizacija kao deo procesa rada pisarnice

Digitalizacija nije poseban proces, već deo rada pisarnice koji počinje prijemom zahteva i nastavlja se kroz evidenciju i obradu predmeta.

Dokument koji je digitalizovan na šalteru ostaje povezan sa predmetom tokom celog njegovog životnog ciklusa, uključujući i arhiviranje.

Povezanost sa ostalim funkcijama sistema

• evidencija predmeta
• delovodnik
• arhiviranje

Svi procesi su objedinjeni u jedinstven sistem koji omogućava potpunu kontrolu nad dokumentacijom.

Često postavljana pitanja