Evidencija predmeta u pisarnici

Evidencija predmeta predstavlja osnovu rada svake institucije koja prima zahteve građana. Svaki zahtev zaprimljen na šalteru formira predmet koji se prati kroz ceo proces obrade.

Bez centralne evidencije, nemoguće je imati kontrolu nad statusom predmeta, rokovima i dokumentacijom.

Kako nastaje i vodi se predmet

  1. Prijem zahteva na šalteru
    Građanin podnosi zahtev ili dokument.
  2. Formiranje predmeta
    Dodeljuje se broj i predmet ulazi u evidenciju pisarnice.
  3. Dodela nadležnoj službi
    Predmet se prosleđuje na obradu.
  4. Praćenje statusa
    Beleže se sve promene i aktivnosti.
  5. Završetak i arhiviranje
    Predmet se zatvara i prelazi u arhivu.

Problemi bez evidencije predmeta

  • nije poznato gde se predmet trenutno nalazi
  • teško je utvrditi status zahteva
  • rokovi se ne prate
  • dokumentacija nije povezana
  • postoji rizik od gubitka predmeta

U takvom sistemu, rad institucije postaje spor i nepouzdan.

Digitalna evidencija predmeta

U digitalnom sistemu, svaki predmet je centralna jedinica rada:

  • svi dokumenti su vezani za predmet
  • status se prati u realnom vremenu
  • sve aktivnosti su evidentirane
  • predmet je dostupan svim ovlašćenim korisnicima

Time se obezbeđuje potpuna kontrola nad procesom rada.

Ključne funkcionalnosti

Formiranje predmeta

Automatsko dodeljivanje broja i evidencija u sistemu.

Praćenje statusa

Uvid u tok obrade u svakom trenutku.

Povezivanje dokumenata

Svi dokumenti vezani za jedan predmet.

Pretraga

Brzo pronalaženje po broju, datumu ili stranci.

Rad na šalteru i evidencija predmeta

Svaki predmet nastaje na šalteru, gde se vrši prijem zahteva i unos osnovnih podataka. Digitalizacija u tom trenutku omogućava da dokument odmah postane deo sistema.

Time se eliminišu greške i ubrzava proces obrade.

Evidencija kao deo jedinstvenog sistema

Evidencija predmeta povezuje sve faze rada – od prijema do arhive.

Često postavljana pitanja

Šta je predmet?

Predmet je skup dokumenata i aktivnosti vezanih za jedan zahtev.

Kako se vodi evidencija?

Kroz jedinstveni sistem u kome svaki predmet ima svoj broj i status.

Da li se može pratiti status predmeta?

Da, u svakom trenutku je moguće videti gde se predmet nalazi.

Da li su dokumenti povezani sa predmetom?

Da, svi dokumenti su vezani za odgovarajući predmet.

Uspostavite kontrolu nad predmetima

Digitalna evidencija omogućava efikasniji rad, bolju organizaciju i potpunu kontrolu nad procesom obrade zahteva, kroz delovodnik i povezano sa arhiviranjem dokumentacije.

Zatražite prezentaciju