Arhiviranje dokumentacije

Arhiviranje dokumentacije predstavlja završnu, ali ključnu fazu kancelarijskog poslovanja – gde se obezbeđuje dugoročna dostupnost i zaštita podataka.

ProPIS softver za arhiviranje dokumentacije omogućava sistematično čuvanje, evidenciju i upravljanje dokumentima uz jasno definisane rokove.

Problemi u arhiviranju

Bez uređenog sistema arhiviranja, organizacije se suočavaju sa:

• neorganizovanom i nepreglednom arhivom
• nejasnim rokovima čuvanja
• otežanim pronalaženjem dokumentacije
• rizikom od gubitka ili oštećenja
• neusklađenošću sa propisima

Arhiva bez sistema postaje operativni i pravni rizik.

Sistemsko arhiviranje

U okviru ProPIS sistema, arhiviranje dokumentacije je automatizovan i kontrolisan proces.

Dokumenti i predmeti prelaze u arhivu direktno iz evidencije predmeta, bez gubitka podataka ili kontinuiteta.

Kako funkcioniše arhiviranje

1. Završetak predmeta
   Predmet dobija status završen u sistemu evidencije.
2. Prelazak u arhivu
   Predmet se automatski prebacuje u arhivu.
3. Dodela roka čuvanja
   Definiše se rok čuvanja u skladu sa pravilima. (više o rokovima)
4. Čuvanje i evidencija
   Dokumentacija se čuva uz potpunu evidenciju i lokaciju.
5. Izlučivanje
   Nakon isteka roka, dokumentacija se može izlučiti ili trajno čuvati.

Ključne funkcionalnosti

Prednosti sistemskog arhiviranja

• potpuna kontrola nad dokumentacijom
• smanjen rizik od gubitka
• usklađenost sa zakonskim obavezama
• brza dostupnost podataka
• optimizacija prostora

Arhiviranje dokumentacije postaje siguran i kontrolisan proces.

Arhiviranje u okviru sistema

Arhiviranje dokumentacije je deo šireg sistema koji uključuje:

• pisarnicu
• delovodnik
• evidenciju predmeta
• upravljanje dokumentacijom

Svi procesi su povezani u jedinstvenu celinu bez prekida.